home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / writgaid / 12530a01.ziv / RMSZIP6.EXE / RMS-MAN.DOC next >
Text File  |  1995-04-20  |  110KB  |  2,185 lines

  1.  
  2.  
  3.                                  RMS-III
  4.  
  5.  
  6.                                 REFERENCE
  7.                                 MANAGEMENT
  8.                                  SYSTEM
  9.  
  10.  
  11.                                Version 3.2
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                       A Personal System for Managing
  17.                        Entry, Search, and Report of
  18.                        Bibliographic/Reference Data
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.          RMS-III: Reference Management System provides full file
  25.          compatibility with Borland's dBase III, & Wordtech's dBXL.
  26.          It provides an annotated, menu driven system for handling
  27.          many important data entry, viewing, editing, sorting,
  28.          searching, and reporting operations.
  29.  
  30.  
  31.  
  32.                          Written by: P.D.Goodell
  33.  
  34.                          Mulberry Software,Inc.
  35.                           234 Mulberry Place
  36.                          Ridgewood, New Jersey
  37.  
  38.  
  39.    Information in this document is subject to change without notice
  40.    and does not represent a commitment of any kind from the author or
  41.    distributor.  Extensive effort has been made to make this document
  42.    and software easy to use and error free.  However, there are no
  43.    warranties, expressed or implied, including warranties of fitness
  44.    for a particular purpose associated with this software.  Any such
  45.    warranty is expressly disclaimed, as is any liability for indirect
  46.    or consequential damages arising from use of this product.  This
  47.    software is offered on an "AS IS" basis, and users accept full
  48.    responsibility for its effective and intelligent use.
  49.  
  50.    Users of this software are to license this software according to the
  51.    instructions contained in this document. Copies of this software may
  52.    be made only in accordance with instructions given in this document.
  53.  
  54.    This manual and software are copyright and all rights reserved by
  55.    Mulberry Software, Inc. Some portions of this software are copyright
  56.    by WordTech Systems Inc. and are used in accordance with their
  57.    distribution requirements.
  58.  
  59.   (c) Copyright Mulberry Software,Inc., 1987-1995  All rights reserved.
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.    dBASE, dBASE III, dBASE III+ are registered trademarks of Borland
  66.          International, Inc.
  67.    dBXL and QuickSilver are registered trademarks of WordTech Systems,Inc.
  68.    DOS and Windows are registered trademarks of Microsoft Corp.
  69.    IBM is a registered trademark of International Business Machines,Inc.
  70.    DESQview and DESQview/X are trademarks of Quarterdeck Office Systems.
  71.    WordPerfect is a registered trademark of WordPerfect Corp.
  72.    DIALOG is a registered trademark of Dialog Info. Services,Inc.
  73.    MEDLINE is a database produced by U.S. National Library of Medicine.
  74.    PRO-CITE is a registered trademark of Personal Bibliographic Software,Inc.
  75.    REFLIST is a journal-formating program by E.J.Shillitoe.
  76.    REFER is a reference system found with many UNIX type systems.
  77.    Other brand or product names are the trademarks or registered trademarks
  78.          of their respective holders.
  79.  
  80.                         Revision Date: April 20, 1995
  81.  
  82.                              TABLE OF CONTENTS
  83.  
  84.                        INTRODUCTION AND GETTING STARTED
  85.  
  86.    General Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
  87.    Licensing, Registration, Duplication . . . . . . . . . . . . . . .3
  88.    System Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
  89.    Installation and Start-Up. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  90.       Backup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  91.       Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  92.       Start-Up. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  93.       License Activation Proceedure . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  94.       What to read. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  95.  
  96.                        ORGANIZATION & DATA STRUCTURE
  97.    Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  98.    Definitions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  99.    Record Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  100.    Data Structure - General Considerations  . . . . . . . . . . . . 13
  101.    Data Structure - Special Considerations  . . . . . . . . . . . . 15
  102.    Special Keys & Error Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  103.  
  104.  
  105.                    USING RMS-III: REFERENCE MANAGEMENT SYSTEM
  106.  
  107.    The Data Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  108.       Opening/Creating a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  109.       Creating/Activating an Index. . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  110.  
  111.    Record Management  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  112.       Adding Records  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  113.       Editing & Viewing Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  114.       Aids in Add/Edit Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  115.       Rapid Record Scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  116.       Duplicate & Deletion Options  . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  117.  
  118.    Search Techniques  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  119.       View/Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  120.       Single Item Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  121.       Multi-Item Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  122.       Mixed-Logic Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  123.  
  124.    Report & List Generation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
  125.       Reference Reports - Directing Output  . . . . . . . . . . . . 30
  126.       Reference Reports - Structuring Output  . . . . . . . . . . . 31
  127.       Topical Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
  128.       Topical Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  129.       Subject Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  130.  
  131.  
  132.                            TABLE OF CONTENTS, continued
  133.  
  134.  
  135.    Utilities  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  136.       Data & System Statistics  . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  137.       Database Index/Sort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  138.       Create/Append Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  139.       Condense Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  140.       Re-Number Ident Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  141.       Replace Data Field  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  142.       Erase File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
  143.       User Defined Styles (UDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
  144.       Printer Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
  145.       Import/Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
  146.  
  147.  
  148.                                APPENDICES
  149.    Database File Structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  150.    Program Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  151.    Functions and Operators  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  152.    File Location and Screen Color Parameters  . . . . . . . . . . . 45
  153.    User Defined Styles  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
  154.    What's New in RMS-III  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
  155.    Reference Management Translator, TSX . . . . . . . . . . . . . . 48
  156.    Acknowledgements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
  157.                                    - 1 -
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.                                INTRODUCTION 
  175.  
  176.                                     AND
  177.  
  178.                               GETTING STARTED
  179.  
  180.                                   - 2 -
  181.  
  182.                             GENERAL DESCRIPTION
  183.  
  184. RMS-III: Reference Management System provides an annotated menu driven
  185. system for operations relevant to bibliographic reference handling: data
  186. entry, viewing, editing, searching, screening, tabulation and reporting.
  187. It also provides greater speed for many operations than is possible in
  188. non-compiled programs.  It provides full data-file compatibility with
  189. Borland's dBase III+(R). This type file format is widely used so that
  190. data can be easily accessed by external utilities or in full-featured
  191. database programs, possibly for actions beyond the scope of this program.
  192.  
  193. Reference material in files is managed as records which contain data
  194. fields.  There are fields for author(s), title, source (publication,
  195. volume, pages, year), keywords, sponsor, language, comments, special
  196. codes, and abstract.  All fields can be searched by several techniques
  197. to find records of particular interest. Records can be indexed or sorted
  198. by various key fields, and checked for duplicates.  Individual records
  199. and subsets of the database can be extracted to create new databases or
  200. reports; extraction can be specified by any user-designated order or
  201. search match criteria.  Lists can be generated to show occurrence
  202. frequency or location of certain data (keywords, author, etc). Reports
  203. can be stored to disk-file for incorporation into word processor texts,
  204. or printed in hard copy form. Report formats (disk or printed) can be
  205. either line list type or index card type.  Report styles can be varied
  206. to accommodate different publication requirements; styles not included
  207. can often be generated by the user.
  208.  
  209. In addition to the basic data management, there are utilities for file
  210. manipulations and maintenance such as create, erase, append, backup,
  211. condense, and check status. The utilities also allow data field
  212. search/replace and re-numbering of record identification.  Limited
  213. printer manipulation is also provided.  There are facilities to import
  214. and export data of different format types.
  215.  
  216. RMS-III is organized into five basic menu screens each of which cover
  217. five or six related operations.  These are described later in this
  218. documentation.  However, the best way to get a feel for the program
  219. capabilities is to try it out using the default settings and the DEMO
  220. database which is included.
  221.                                    - 3 -
  222.  
  223.                    LICENSE, REGISTRATION, AND DUPLICATION
  224.  
  225.  
  226. RMS-III: Reference Management System is available in retail (prelicensed)
  227. and shareware (trial) forms. It is important to register prelicensed copies
  228. and to license/register trial copies.  New features may have been added
  229. since this release, and problems and fixes may have been identified.
  230. Only _registered_ users can be notified of any changes.  In addition, the
  231. supplemental software Reference Management Translator, TSX, is supplied
  232. to registered users (see Appendix G).  Also, more style files for
  233. publication-specific output may become available (see UDS's, p.32,37,46).
  234.  
  235. To register pre-licensed versions of the software, fill out and mail the
  236. registration card enclosed.  If the license and registration was obtained
  237. together, you are registered.  The license number will be entered at the
  238. start of the program to allow operation without encumbrances.
  239.  
  240. Limited-licensed, trial versions of the software, while fully functional,
  241. contain encumbrances in the form of nuisance screens and license
  242. reminders in the program menus.  After some date, there are additional
  243. license reminders.  These are all avoided by entry of a license number.
  244.  
  245. One license is required per copy of the software running at a given time.
  246. Archive and backup copies do not count.  Site licenses are available at
  247. discounted rates to run the program simultaneously on separate machines.
  248.  
  249. Trial copies.  RMS-III: Reference Management System may be copied and
  250. distributed for evaluation according to conditions specified in a limited
  251. license contained in the file LICENSE.DOC or VENDINFO.DIZ (if present).
  252.   (Basically, all original materials must be provided and unmodified,
  253.   license numbers are not to be transferred, and you can't charge much.)
  254.  
  255.  
  256. Note: if you have purchased a disk containing this software from a public
  257. domain/shareware distributor, you have paid the media and handling
  258. charges permitted above.  You have not purchased a license.  Purchasing a
  259. full license is required for continued use.
  260.                                    - 4 -
  261.  
  262.                             SYSTEM REQUIREMENTS
  263.  
  264.  
  265. RMS-III runs on fully IBM compatible systems, from XT through Pentium(R)
  266. types. A fixed disk is highly recommended; 1300Kb should be available for
  267. the program and documentation plus whatever will be needed for your data
  268. files.  (Without the documentation files, only 950 kb is needed.)
  269.  
  270. The program can be run from high density floppies (720 kb and greater),
  271. but the speed of many operations will be slow.  Operation from low
  272. density floppies (360 kb) is possible but not advised; it can present
  273. problems and can restrict data file size.
  274.  
  275. The config.sys boot-up file must contain the lines files=25 or more and
  276. buffers=25 or more; you may also need to include driver=ansi.sys. If you
  277. are unfamiliar with these items, please consult your DOS manual.
  278.  
  279. The recommended memory level is 512 kbytes, although as little as 480 can
  280. suffice (for example if you are running in a window).  More memory can
  281. improve speed of operation.  The program itself requires 360 kb of
  282. memory, with an additional 120 required for the abstract editor (wedit).
  283.  
  284. Operation under Windows 3.0, Windows 3.1, Desqview, and DesqviewX is
  285. generally good if 500 kbytes of memory is available, although windows as
  286. small as 480 can suffice.  If you do task switching in any of these
  287. environments, it is a good idea to install DOS SHARE. This will prevent
  288. file corruption by opening multiple copies of RMS-III or the data files.
  289. However, it will slow some RMS operations.
  290.  
  291. dBase III or similar database software is not required. You may wish to
  292. use such products for operations that are not be offered in RMS-III.
  293. Also, though not necessary, some dBase type commands can be utilized
  294. within RMS-III if you are familiar with the language syntax.
  295.  
  296. You may also wish to transfer reports from RMS-III into a full featured
  297. word processor for final document preparation.  This may be necessary
  298. for introduction of bold, underline, and subscript attributes.  Most
  299. other formatting features can be handled directly.
  300.                                    - 5 -
  301.  
  302.                           INSTALLATION & START-UP
  303.  
  304. BACKUP
  305.  
  306. The first thing you should do is to make a backup copy of the RMS-III
  307. distribution diskettes.  Use the DOS diskcopy or the copy *.* command;
  308. see the DOS manual for details.
  309.  
  310.  
  311. INSTALLATION
  312.  
  313. Installation must be done using the RMS-III INSTALL program (with its
  314. location set as the active drive/path). For installation at a DOS prompt,
  315. mount RMS-III Distribution Disk #1 in an appropriate drive, make this
  316. drive the default drive (e.g. type A:).  From a hard drive or CD-ROM,
  317. also set the path to the location of the RMS-III distribution files.
  318. Type INSTALL and answer the questions as they appear.  For installation
  319. from Windows, select RUN from the program manager and enter the drive and
  320. path for the RMS-III files, followed by INSTALL.
  321.  
  322. Installation options provide selection of operation from a fixed disk
  323. or floppy disks, and to selection of monitor types.  The installation
  324. process prepares directories if required and uncompresses/copies stored
  325. files making them ready to use.  Monitor and color settings established
  326. during installation, as well as other settings and preferences, can be
  327. changed within the program. Details of the program parameters are given
  328. in Appendix D.
  329.  
  330. Fixed Disk Operation:
  331.  
  332. For fixed disk operation two subdirectories created during (default)
  333. installation:
  334.                 \RMS           and          \RMS\LISTS
  335.  
  336. The files listed as 'require' in the tabulation of Program Files
  337. (Appendix C) are copied to the \rms directory.  The demonstration files
  338. are copied to the \rms\lists directory; this is where it is recommended
  339. that the data files be stored.  These file locations can be changed in
  340. the install program, but may require corresponding changes of the program
  341. setup parameters in option #8 of the Main Menu.
  342.  
  343.  
  344.                         ********************** 
  345.  
  346. ***  Failure to reset non-default path names in the parameter set-up  ***
  347. ***  option is the main cause of problems in start-up of the program. ***
  348.  
  349.                         **********************
  350.  
  351.  
  352.  
  353. Floppy Disk Operation:
  354.  
  355. RMS-III can be run from a floppy base system, but the speed of some
  356. operations will be reduced.  The disk set up will depend of the type
  357. of floppy disks that are used.
  358.                                    - 6 -
  359.  
  360. High Density Floppies. With high density floppies (1.2 Mb or greater) you
  361. can install the entire program on a single diskette; follow the same
  362. proceedure as for a hard disk. Data files can be on the unused portion
  363. of the working disk or on a separate disk/drive if available.  A second
  364. diskette for data can be set-up manually, or with the SPLIT option of the
  365. installation program. The split configuration will use the root directory
  366. of each diskette.  If you want any subdirectory structure for the disk-
  367. ettes, you will have to create it and move files manually.  Be sure to
  368. identify appropriate file locations in setup operation (#8).
  369.  
  370. Low Density Floppies.  Operation from two 720kb diskettes can be setup with
  371. the installation SPLIT option which installs the program and its required
  372. files on one diskettes and the data, abstract editor, and documentation on
  373. another.  The program disk is used in the A-drive with the data disk in B.
  374.  
  375. Possible, but not recommended, is operation from 360 kb diskettes with
  376. three diskettes and two drives.  Disk #1 will hold the RMS.EXE, *.MEM's,
  377. and ERROR.TXT files; disk #2 should have the RMS.OVL file; disk #3 should
  378. hold *.MEM's, *.DBI's, WEDIT.EXE and *.UDS files and the data files.
  379. Disk #3 must be swapped for disk #1 after startup; disk #2 remains in the
  380. second drive.  For the setup configuration, the drive where disk #2 is
  381. mounted is treated as the program location (e.g., B:\), while the
  382. other drive (start & data) is treated as the data location (e.g., A:\).
  383. This configuration can be a problem and can restrict data file size.
  384. If set-up and preferences are changed (Main Menu #8) or printer set-up
  385. is changed (Utility #5), the new files updated on disk #3 must be copied
  386. to disk #1.
  387.  
  388. The DOS PATH _must_ include both drives for either of these low density
  389. floppy operation with two drives.  Documentation and readme files can be
  390. deleted or moved from the data disk to allow more data space.  There is
  391. not room in low density disk setups provided for the DOS *.SYS files
  392. needed to make disks bootable (though this could be done with 720k disks).
  393.  
  394.                                    - 7 -
  395.  
  396. START-UP
  397.  
  398. Most likely the program will need no further setup and can be started
  399. immediately.  Simply switch to the drive and directory containing the
  400. program files and type:
  401.                                RMS <enter>
  402.  
  403. This will start the program.  A license notification will appear as the
  404. first screen until your license number is activated (see following
  405. section).  The main menu will follow.  The menus will be discussed later;
  406. for now, note that items #7 and #8 involve changing the data file
  407. location, or any/all of the set-up parameters.
  408.  
  409. The parameters established during installation will be usable in most
  410. cases, but they are also a likely source of problems.  Check the data
  411. file location near the top on the Main Menu.  It can be changed from
  412. within the Main Menu; simply select item #7 and then fill in the path
  413. name.  Control of other parameters is by selection of item #8, which
  414. introduces parameter set-up screens (see Appendix D).
  415.  
  416. The preparation of topical lists (p.33) can be especially slow if the
  417. program was started with only the rms command.  This is the safest and
  418. most general starting method as it handles problems between with DOS
  419. SHARE which is active on many systems, especially with DOS 4.x. If you
  420. know that you are not using share, start RMS-III with the no-share
  421. switch (-ns, /ns, or ns):
  422.                              RMS -NS <enter>
  423.  
  424. This will allow the list preparation to run much faster.
  425.  
  426.  
  427. LICENSE ACTIVATION PROCEDURE
  428.  
  429. All licensees of RMS-III: Reference Management System are supplied with
  430. a personal license registration code number. Entering your license number
  431. will allow display of your name rather than 'UNLICENSED', and will avoid
  432. the initial UNLICENSED opening screen.  Instructions to enter this number
  433. are supplied with the license.
  434.  
  435.  
  436. WHAT TO READ
  437.  
  438. For a quick start, you can skip most of the manual, coming back to it
  439. for reference as may be needed.  The entire system can be reviewed by
  440. scanning the menus in default modes using the database file "DEMO"; this
  441. is recommended for a fast introduction to the system.
  442.  
  443. However, it can be helpful to read at least a few short sections. These
  444. include the introduction and record/structure sections on pages 10-18,
  445. which outline general program organization and data handling
  446. characteristics.
  447.                                    - 8 -
  448.                                    - 9 -
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.                                 ORGANIZATION
  468.  
  469.                                     AND
  470.  
  471.                                DATA STRUCTURE
  472.  
  473.                                    - 10 -
  474.  
  475.                                ORGANIZATION
  476.  
  477.  
  478. RMS-III is organized in five operating menus.  Each Menu and Sub-Menu
  479. function is accessed by either (a) entering its number, 1-7, in a
  480. highlighted selection box, or (b) using the corresponding function key.
  481. An overview of the organization shows the menu relations:
  482.  
  483.                       System Outline, from MAIN MENU:
  484.  
  485.      1.          2.              3.            4.           5.
  486.    INFO      UTILITIES        MANAGEMENT    SEARCH       REPORTS
  487.    Terms     Information      Information   Information  Information
  488.    Outline   File Status      Open File     Open File    Open File
  489.    Notes     File Operations  Add Records   Scanning     Topic Freq.
  490.              File I/O         Edit Records  Single Item  Topic Index
  491.              User Definitions Scan Records  MultipleItem Lists/Cards
  492.              Printer Set-Up   Check Dups.   Mixed-Logic  Word Proc.
  493.  
  494. Menu screens are numbered for easy reference.  Each menu includes an
  495. information section which presents purpose and operation of the menu
  496. items. This is always option #1 of the menu selections. The utility menus
  497. open up sub-menus with additional options.  Each menu includes an option
  498. to return to the main menu (option #7).
  499.  
  500. There is some redundancy among the menus to minimize switching.  For
  501. example, the Utility Menu contains an option to open, change or create a
  502. data base file, and the three main operation menus each include similar
  503. options.  Printer set-up is in Utility (2.6), but some printer options
  504. are also adjustable in the report output section (5.5).  Scanning of
  505. records is available in some form under both the data management (3.4,
  506. and 3.5) and search (4.3) operations.
  507.  
  508. Selecting options and entering responses is indicated by a command line
  509. or question followed by the cursor, usually in a highlighted entry box.
  510. The entry boxes may switch color to indicate when and where an entry is
  511. required*.  Most choices presented have a default value.  These are shown
  512. by characters in upper case (Y,n), or <2> brackets.
  513.  
  514. The entire system can be reviewed by scanning the menus in default modes
  515. using the database file "DEMO"; this is recommended for fast introduction
  516. to the system.  There is useful information in the DEMO abstracts and in
  517. the many F1-Help selections.
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522. -----------------------
  523. *For this to operate correctly, the input requested color selection must
  524. be unique.  The default setting for color monitor is green, and for
  525. monochrome monitor is reverse video or underline.
  526.                                    - 11 -
  527.  
  528.                                 DEFINITIONS
  529.  
  530. A few definitions can avoid confusion and may help in understanding how
  531. RMS-III operates.  Most of the specialized terms have straightforward
  532. meanings, but they may be somewhat different than in other systems.
  533.  
  534.   DATABASE is a specific collection of records.  It has a filename (no
  535.            more than 8 characters) and an extension name ".dbf", which
  536.            is often not shown.  Database files are saved in the data
  537.            directory.  Databases must be "open" to be used.
  538.  
  539.     RECORD is an item in the data base consisting of field entries.
  540.  
  541.     FIELDS are the specific items in the record, author, title, year,
  542.            journal, key words, etc.  Data fields are fixed in length,
  543.            but aeveral critical fields may be extended (spill-over).
  544.  
  545. OPEN FILE. Most functions require an open data base file.  Files can
  546.            be opened in most main function menu screens. Once open, a
  547.            file is available for subsequent functions.  It is closed
  548.            only if changed or exit from the main menu.
  549.  
  550.      INDEX is a particular order of records of a database file,
  551.            arranged alphabetically or numerically on a key of one or
  552.            more fields.  Index files are named and saved to disk (with
  553.            ".ndt" extensions).  An index activated with a database
  554.            file, will be updated as the database is altered.
  555.  
  556. RECORD NUMBER is assigned to each record.  This number can "float" if
  557.            the data base is modified, e.g., by deleting records.
  558.            Therefore, records can also be given a fixed ident_no.
  559.  
  560. RECORD/FILE SIZE. The reference record takes about 800 bytes and
  561.            unnecessary additions or file creations can use up disk
  562.            capacity quickly.  As capacity becomes limited, checking
  563.            and clean-up via Screens 2 and 3 can be very helpful.
  564.            (Note, index files don't take much room.)
  565.  
  566. MEMO FIELD is a special type of data field of variable size.  It allows
  567.            for extended data entries without requiring excessive disk
  568.            space; a memo field, NOTES, is used by RMS-III for abstracts.
  569.            Memo fields are saved with the same filename as the database
  570.            file, but with a ".dbt" extension. The memo field is entered
  571.            from the full screen data management screen by striking F4.
  572.            This activates a text editor or viewer to make and edit or
  573.            display entries. It is exited by ESC.  Search of the memo
  574.            field is possible from the multi-item search operation.
  575.                                    - 12 -
  576.  
  577.  REFERENCE REPORTS present data from records (all or selected fields)
  578.            in various formats.  The formats include normal line types
  579.            of various styles (bibliographic lists) or file card types.
  580.            Reports can be arranged by an INDEX based on a KEY field(s),
  581.            arbitrary order, or subject index.  Reports can be directed
  582.            to the screen, a printer, or disk file.
  583.  
  584.    TOPICAL LISTS present special information based on specific fields
  585.            within the database, e.g., keywords, authors, sources, etc.
  586.            These can provide summary data for reports, analysis of
  587.            reference data, and for HELP/LIST operations where they can
  588.            be useful for checking consistency of entries.  Such lists
  589.            are sometimes referred to as authority lists.
  590.  
  591. FILE LOCATION. Files and programs may be on different disk drives
  592.            directories.  They can be changed through the Main Menu, 
  593.            option #8 (data location can be changed in option #7).
  594.  
  595.    SET-UP. Option #8 of the Main Menu included setup of the drive/path
  596.            and minitor settings for monochrome, gray, or color screen
  597.            display.  Note that starting problems are often due to
  598.            incorrect settings of these locations specifications. Color
  599.            settings are shown by example, but may require trial and
  600.            error experimentation.  Preferences are set for different
  601.            data displays and search defaults.  SETUP need be run ONLY
  602.            if you want to change the basic operating conditions.
  603.            (Printer setup is handled in the Utility section.)
  604.                                    - 13 -
  605.  
  606.                                RECORD DISPLAY
  607.  
  608. Data entry and editing are done in a full screen display which presents
  609. all the data of a record as well as some status and control information.
  610. This display mode is accessed through menu screens 3.3, 3.4, and 4.3. It
  611. is central to the system operation; it will be reviewed before dealing
  612. with other aspects of the program.
  613.  
  614. The status line is at the top of the display.  At the left it shows the
  615. name of the open database file and any index file that may be in use.
  616. The right side shows the currently permitted operation which may be one
  617. of three types: ADD RECORDS, EDIT DATA, or VIEW DATA. The center of the
  618. status line shows *OK* or *DEL* which reflects a normal record or one
  619. marked for deletion.  The state of the toggle between typeover and
  620. type-insert mode is also shown included in the status line.
  621.  
  622. Control information for the cursor and function keys is shown as a block.
  623. This identifies ways to move within and between records. Note that there
  624. are replicate actions between the function keys and the key pad; use
  625. whichever you find most convenient.  The keyblock can be positioned at
  626. the bottom of the screen, below the main data display, or near the top,
  627. just below the status line; the location is determined by preferences
  628. in the SETUP option of the Main Menu (#8).  (The keyblock is toggled
  629. on/off by F8.)
  630.  
  631. The main part of the display is the data presentation which shows the
  632. complete set of fields for the record.  The shaded areas indicate the
  633. data fields.  Entries can be as long as the highlighted box, but no
  634. longer (see spill-over, below).  Entries must be left justified or they
  635. won't be found in searches.  Use upper and lower case alpha or numeric
  636. characters as desired.
  637.  
  638. Some data fields are split between two or three lines. This is to allow
  639. ample room for the particular type of data, but the entry is not auto-
  640. matically word wrapped between the lines. Therefore, you may need to do
  641. some manual adjustment. (Extraneous spaces in multi-line fields will be
  642. removed during output.)
  643.  
  644. The record number pointer and total records in the file are indicated
  645. for reference and are not entered or changed by the user.
  646.  
  647.  
  648.  
  649.                DATA STRUCTURE - GENERAL CHARACTERISTICS
  650.  
  651. The IDENT_NO, INDEX_NO, CODE_1, and CODE_2 fields are provided for
  652. general purpose identification and tracking based on user defined schemes.
  653. It is recommended that the IDENT_NO field be used as a record numbering
  654. tool to supplement the internal record number. The internal record number
  655. can float as records are deleted and inserted; a fixed tracking number
  656. can facilitate record extraction for list generation.  Ident_no can be
  657. automatically re-set in utility 2.3.4. 
  658.                                    - 14 -
  659.  
  660. The INDEX_NO field is often used to code schemes for record ordering
  661. based on general content or class; it is for user definition and has
  662. no other internal purpose. The CODE_#'s can be used at will; they are
  663. especially suited for publication data such as ISSN, ISBN, or DEWEY
  664. numbers. In CARD or UDS outputs CODE_#'s can be given specific names.
  665.  
  666. A separation is made between FIRST AUTHORS and additional authors. The
  667. first author's first and last names are separate to facilitate certain
  668. internal operations.  OTHER AUTHORS are included on the next display
  669. line and must include appropriate conjunctions and punctuation within
  670. line for multiple authors, but not at the beginning and end of the list.
  671. It is recommended that other authors be entered firstname first.  This
  672. will allow full manipulation of authors names at time of output.
  673. (The F1, #8 help option will show if names are treated properly.)
  674.  
  675. SOURCE, VOLUME, YEAR, PAGES, TITLE, and LANGUAGE are all obvious. The
  676. source and title fields have been made long to accommodate lengthly
  677. entries. If they are not adequate in a particular case, you might use
  678. the comment field for additional data (see p.17).  The year field can
  679. accommodate single or multiple years, or non-numeric entries such as
  680. `in press'. Nrefs is used to include the number of references cited in
  681. an entry - a data point that can be very useful in expanding a search.
  682.  
  683. The TYPE field can have some obvious and not-so-obvious uses depending
  684. on your purposes and possible interfacing to other applications.  Type
  685. designations might include article, book, report, proceedings, thesis,
  686. video, record, etc.  These designations can also be used in some cases
  687. to control output format. The user-defined-style options in RMS-III can
  688. be made to adjust output by type.  To allow for this, it is important
  689. to keep type designations simple and consistent (see next section).
  690.  
  691. KEYWORDS and SPONSORS can include multiple entries if they are separated
  692. with comma and space.  This will permit searching and listing based on a
  693. series on entries.  Key words are one of the most important aspects of
  694. record entries, and are often the least well structured.  It can be well
  695. worth the time to construct and maintain a consistent set of key words
  696. relevant to your application.  As an aid, it is possible to list key
  697. words and their use frequency in the report section (see topical lists).
  698. This list can be accessed from data entry and search operations.
  699.  
  700. COMMENTS can include up to three lines of whatever notes, annotations,
  701. or comments you care to enter.  This area is included as a supplement
  702. to the abstract area, the text of which is not presented on the main
  703. display screen.  It is also used as an extended field or spill-over
  704. area for authors, title, and source fields (see next section).
  705.  
  706. The ABSTRACT field is a special type of entry which is included as a
  707. memo and has a different type of behavior.  A memo field accommodates
  708. extended, variable length data entries. This can be an abstract or any
  709. other entry you wish to make.  From the multi-item search menu (4.5),
  710. the memo field can be searched for words or phrases, but it is be slow.
  711.                                    - 15 -
  712.  
  713. The memo field is accessed using the F4 key. Depending on operating
  714. mode at the time, the memo/abstract will be opened for display or for
  715. editing and entry.  The display-only access is very rapid and can be
  716. toggled quickly with the F4 key.  The editor opens more slowly; it is
  717. Wordtech's WEDIT integrated into RMS-III. It has its limitations, but
  718. will get the job done.  The typeover/insert key should be set to insert
  719. after the editor starts. Exit the editor by ESC and select the save
  720. option (do not change the indicated file name).  A documentation file
  721. WEDIT.DOC is included with RMS-III that gives full details for this
  722. editor. (Note: you can import text files through WEDIT.)
  723.  
  724.                   DATA STRUCTURE - SPECIAL CONSIDERATIONS
  725.  
  726. Some data types warrant special consideration, beyond that presented
  727. in the previous section. These apply to more limited cases, perhaps
  728. more advanced or especially critical, involving issues of data handling
  729. and consistency, output control, and/or interface to other data systems:
  730.  
  731. AUTHORS.  Recommended entry of authors is first-author-lastname, first-
  732. author-firstname, and other-authors, firstname first, with punctuation.
  733. Names of authors can be formatted in several ways at time of output.
  734. To be sure that the program will handle the manipulations correctly,
  735. the names should be checked during entry using the separate authors
  736. selection of the help/list option (F1-#8).
  737.  
  738. Name manipulation is not always appropriate, e.g., corporate authors.
  739. Placement of an equal sign, "=", in the lst_name or fst_name field will
  740. supress author formatting; author entries will output exactly as entered.
  741. If `equal' is the first character of lst_name, it will index at the
  742. beginning of an index list.  The character will be removed on output.
  743.  
  744. Also note that several adjuncts to last names will be recognized as such.
  745. These include: Jr., Sr., von, van, van den, van der, de, and zur. Others
  746. may not be handled correctly but adding an under-score character "_" will
  747. tie the parts together; underscores in names are removed during output.
  748.  
  749. EDITORS.  References with both authors and editors can be awkward to
  750. match to some publication format requirements.  In RMS-III, editors names
  751. are usually cited in the source field (with `Ed. by' or `Eds.' notation).
  752. This may require post-processing in your word processor.
  753.  
  754. SOURCE.  Source data, especially titles of journals, (like authors names)
  755. can be subject to quite varied treatments in different publication style
  756. requirements.  At present the only way to deal with such requirements is
  757. external to the RMS-III program, with the search/replace operation of a
  758. word-processor. To accomodate this (and other operations) it is important
  759. that the source data be treated consistently.  The topical lists and
  760. indicies provide indication of data consistency.
  761.                                    - 16 -
  762.  
  763. BOOKS TITLES.  Unlike the source field, entries in the title field are
  764. not necessarily included in report output; title is an option selected
  765. at time of output.  This can be confusing when the citation is for a
  766. book title alone; it is in fact a source, but you might be inclined to
  767. enter it as a title.  However, only entry as as source will assure
  768. output in all cases, including topical lists.  Nevertheless, RMS-III,
  769. allows titles entered in the title field to print as source data in the
  770. case where type=book AND the source field is blank.  (In UDS's the
  771. effect must be programmed; files included show examples of code lines.)
  772.  
  773. TYPE of reference source.  In addition to book handling, output control,
  774. and general sorting, this can be important for compatibility with other
  775. database structures and downloaded material.  A relatively broad and
  776. useful set might include the following:
  777.      Article     Unpublished     Techreport         Misc
  778.      Book        Conference      Incollection       Thesis
  779.      Manual      Proceedings     Inproceedings      Patent
  780. Other types used elsewhere are:
  781.    Letter, Catalogue, Report, Manuscript, AudioVisual, Newspaper, etc.
  782.  
  783. Of course, other designations may be appropriate for special applications.
  784. Some advanced planning of type designations can prevent problems later
  785. and increase functionally.
  786.  
  787. ABSTRACTS.  Occurrence of square bracket characters, [ ], in the Abstract-
  788. Memo field can sometimes cause problems. Try to avoid their use.
  789.  
  790. In the Abstract/Memo field, a paragraph (new line) can only be maintained
  791. in printed output by including the three characters '-*-' in the abstract
  792. line which separates the paragraphs.
  793.  
  794. SUB- & SUPER-SCRIPTS.  A limitation of RMS-III is the inability to handle,
  795. even by UDS's, the subscripting and superscripting of characters.  This
  796. must generally be handled by manual or search and replace operations in
  797. a wordprocessor, after the report is output to a disk file.  One might
  798. identify these character attributes with special markers for later
  799. replacement, but not all word-processors will allow such replacement.
  800.  
  801. DIACRITICAL MARKS.  Handling of diacritical, accented characters can
  802. present problems.  Characters like é, ô, à, ü, etc. can be entered in
  803. RMS-III records. If the keyboard is not mapped for them, they are entered
  804. by typing their ascii value on the numeric keypad (e.g. alt-132 for ä).
  805. BUT, they must also be used in searches, and alphabetizing (ordering)
  806. will be by ascii value, which is not optimal.  ALSO, many printers are
  807. not set up for them and errors will result.  Check your system before
  808. using accented characters.  (The ascii values for these characters are
  809. listed in several of the help/list options accessed by F1.) 
  810.                                    - 17 -
  811.  
  812. EXTENDED FIELDS.  The comment field serves an added function as an
  813. extended field or spill-over area for authors, title, and source fields.
  814. Spill-overs must be entered in a very specific manner, with specifica-
  815. tion and spill-over text in brackets, exactly as shown:
  816.  
  817. {Cont...author(s): xxx}, {Cont...title: xxx}, or {Cont...source: xxx}.
  818.  
  819. The actual spill-over data is represented here by the x's. During output,
  820. the extension will be appended to the appropriate data field and the
  821. comment field will be cleared of the bracketed text.
  822.  
  823.  
  824.                         SPECIAL KEYS & ERROR CONTROL
  825.  
  826. FUNCTION KEYS.  Where not specifically defined otherwise, the function
  827. keys can be used to enter numerical menu option selections.  The single
  828. function key has the same effect as the numeric key followed by the
  829. enter key.  This saves keystrokes in menu selection.  Within the full-
  830. screen record display, the function keys are specifically mapped for
  831. position and editing control.
  832.  
  833. F1 KEY.  At numerous points in the program (indicated), the F1 function
  834. key has the special `help' character of opening windows with additional
  835. information or lists of data.  In some cases (indicated) entering a
  836. question mark will display an information list.
  837.  
  838. INSERT KEY.  The default mode for the insert/typeover action of the
  839. keyboard is typeover.  You may find this acceptable; if not use the
  840. insert key to switch.  However, when using the abstract/memo editor,
  841. WEDIT, it is advisable to use insert. This will allow carriage returns
  842. to register properly.  Additionally, this editor does not wordwrap, so
  843. you should be sure to end lines at 76 characters or less (else they
  844. will not display properly).
  845.  
  846. ESCAPE KEY.  The ESC key has two modes of behavior depending nature of
  847. the operation in progress:
  848.    In menu and command entry operations where the system is waiting for
  849.    user input, the ESC key will generally exit the entry and return the
  850.    system to a prior menu item - if you change your mind in some entry,
  851.    or just just want to go back to the last menu, try ESC.
  852.  
  853.    During active system operations such as searching, printing, listing,
  854.    import/export, etc., ESC may serve as an interrupt.  This will pause
  855.    the operation and provide for continuing or truncating the operation,
  856.    or closing and exiting the system.  The interrupt function is not
  857.    available during active operations where it could cause unpredictable
  858.    behavior.  Where not available, there is advanced notice.
  859.                                    - 18 -
  860.  
  861. PGDN KEY.  In any selection screen with multiple entries required, the
  862. PgDn key will allow you to skip over all remaining entry requests and go
  863. to the bottom item; default values will be used for any skipped entries.
  864. In some screens, e.g., the multi-item search screen, the combination of
  865. Ctrl+PgDn will advance the cursor by ten entry fields.
  866.  
  867. PAUSE KEY.  Several sections display lists of items, e.g., filenames,
  868. in windows.  If the lists are long, they may scroll of the top of the
  869. window. If this happens, you can use the pause key to temporarily stop
  870. the action; any following key will resume the action.
  871.  
  872.                            ------------------------
  873.  
  874. SYSTEM ERROR.  In the event of an error, a control window should be
  875. displayed to allow some rational options other than crashing the system.
  876. The error number and message will be shown and you should note these for
  877. reference.  There is a possibility to recover from the error by pressing
  878. the space bar and this may be worth a try; the safe alternative is to exit
  879. the program.
  880.  
  881.                                    - 19 -
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.                                    USING
  894.  
  895.                                   RMS-III:
  896.  
  897.                                  REFERENCE
  898.  
  899.                                  MANAGEMENT
  900.  
  901.                                   SYSTEM
  902.                                    - 20 -
  903.  
  904.                                THE DATA FILES
  905.  
  906. CREATING OR OPENING A DATABASE
  907.  
  908. The primary unit of data storage is the database file. This is subdivided
  909. into the individual records with the data fields.  A database must be
  910. created and opened before any other operations can follow.  A database
  911. is automatically opened when it is created.  An existing database file
  912. can be opened from Utility Menu 2.3.1.  Database files may also be opened
  913. from the Management, Search, or Report Menus, option #2, in which case a
  914. prior existing index can also be activated.  Changing the open database
  915. closes any database and index files previously opened.
  916.  
  917. Option #2 of the Management, Search, or Report menus will display a list
  918. of all databases available in the active data directory.  A database name
  919. can then be typed in the entry box and confirmed.  If incorrect or blank,
  920. a new menu will be presented with options to retry, exit, create a new
  921. database, or see more details.  The `details' option will show database
  922. files in the active directory, number of records in each, and date of
  923. last update; a filename can then be entered.
  924.  
  925. Any time a database file is created within RMS-III, the structure is
  926. copied from a master file.  The structure can be viewed in Utility Menu,
  927. File Survey, screen 2.2.2. The structure defines the fields of the record:
  928. field name, length, and type.  These are preset to balance different
  929. requirements of bibliographic data handling and total record size.
  930.  
  931. The Utility Menu also provides for creation of new database files under
  932. the option File Generation/Transfer, screen 2.4.1.  Alternatively, files
  933. can be created under the Open or Change option of the Management Menu,
  934. screen 3.2.  In either case, select the create option and enter a file
  935. name when requested.  There will be a check of existing files for the
  936. name assigned, and if none exists, it will be created.  The file is then
  937. ready to use, but contains no records until data entry is started in the
  938. Management Menu, screen 3.3.
  939.  
  940.  
  941. CREATING AND ACTIVATING A DATABASE INDEX
  942.  
  943. While creating a database file it can be useful to consider index files
  944. (not to be confused with the index_no field).  An index file arranges the
  945. presentation of records according to a predefined key rather than in the
  946. order of data entry.  An index key is a field or combination of fields in
  947. the record.  An example could be the last name of the first author;
  948. another might be the source plus year of publication.  (See sections on
  949. definitions or utilities for more details.)
  950.                                    - 21 -
  951.  
  952. Index files can be generated at any time, including prior to data entry.
  953. An index is generated ONLY in the Utility Menu, File Organization,
  954. screen 2.3.  A database file may have several indices, each built on
  955. different fields or combinations thereof, however, only one index can be
  956. active at any one time.  Note that when viewing an indexed file, the order
  957. of presentation is that of the index, not that of the entry chronology;
  958. this may or may not be desired.
  959.  
  960. An existing index file may be activated when opening a database file in
  961. either the Management, Search, or Report menus.  It will remain active
  962. until the database is changed or by using choice `0' of these menus. 
  963.  
  964. In places where an index can be activated, the first input addresses
  965. the choice to use the index:
  966.  
  967.     Data base In Use:_____  Index? (y,N):__  Index Name:______
  968.  
  969. The default, N, is accepted with no entry. However, each time the menu
  970. reappears, the index question will have to be answered again.  If the
  971. response is to enter N, then the question will be avoided the next time
  972. around; this can speed things up.
  973.  
  974. Whether an index should be activated depends on the operation to be
  975. performed, but it also affects the processing speed.  The index should be
  976. activated to order the on-screen presentation of records or the output of
  977. report or search operations.
  978.  
  979. If an index is active during Record Management additions or editing of a
  980. database, it will be automatically updated; if it is not active, it will
  981. have to be regenerated in the Utility Menu.  For large databases this can
  982. take time which can be avoided if the index is started prior to data
  983. entry or editing.  Note that when adding records with an index active,
  984. movement between records will appear not to be indexed; this is so that
  985. "prior" records can be accessed consecutively.  Also, moving and searching
  986. within a database file will be slower if an index is operative. Finally,
  987. note that an index file which is not current with changes in the database
  988. will cause an error, and will require regeneration.  The safest procedure
  989. is to generate the index when it is needed, especially for large files
  990. where index corruption can become an issue. However, the choice of auto-
  991. updating or post-entry generation is up to the user.
  992.                                   - 22 -
  993.  
  994.                              RECORD MANAGEMENT
  995.  
  996. Adding records to a database and editing records are treated in the
  997. Record Management Menu which is option #3 of the Main Menu.  The
  998. management options also include information on the management operations,
  999. rapid scanning of records in the file, checking for duplicate records,
  1000. and deleting unwanted records.
  1001.  
  1002. The lines at the top of the menu will indicate the database status.
  1003. Opening or changing a database can be done with option #2.  You can also
  1004. elect to use the database in an indexed mode and enter the index name.
  1005. Activate the index following entry of the database name, or by entering
  1006. '0' in the menu choice box.  A list of index filenames can be displayed
  1007. with the F1 key.  Adding and editing records uses the full screen record
  1008. display discussed earlier.
  1009.  
  1010. ADDING RECORDS
  1011.  
  1012. Selection of the Add Records option, #3, of the Management Menu, presents
  1013. a short dialog box.  This shows the number of records currently in the
  1014. file, asks if there is to be repeated data, and lets you start or return.
  1015.  
  1016. The repeated data option will open a window for entry of the data to be
  1017. repeated.  There are floating and fixed field types.  The fixed field
  1018. types are specific to source, year, volume, language, type, code_1, and
  1019. sponsor/publisher.  These will register in all subsequently added records
  1020. until changed by restarting the record adding process from the management
  1021. menu.  The floating entry is for the F2 function key.  Any entry made for
  1022. this option can be recalled at any time, in any data entry field by
  1023. pressing the F2 key.  This flexibility can accommodate many types of
  1024. re-entry requirements.  In addition, once a new record is entered, you can
  1025. replicate its contents to the next new record with the F3 function key.
  1026.  
  1027. In the add record entry mode, full access is available to all of the
  1028. fields of the record (in the full screen display).  Fill in any of the
  1029. entry positions for which you have data, leave the others blank.  The
  1030. only exception to this is the first entry, ident_no, which must be filled
  1031. in and must be a unique entry, i.e., the only one of its kind.  It could
  1032. be the same as the record number unless deletions have been made.
  1033. Re-numbering of ident_no can be done automatically in Utility Menu 2.3.5.
  1034. Also, entries must be left justified or they will not be found in
  1035. searching operations.
  1036.  
  1037. In the add record mode, the abstract/memo field can be accessed with the
  1038. F4 key which will start the external editor, wedit.  To opening and use
  1039. the editor without complication, there should be 150Kb of memory
  1040. available.  Memory status is indicated in the upper left corner of
  1041. several of the menus.  The editor can be started with as little as 120Kb,
  1042. but there will be a warning that you should check the behavior before
  1043. making too many such entries.  Such a check can be accomplished by
  1044. retrieval/display of an abstract memo in the view mode.
  1045.                                    - 23 -
  1046.  
  1047. Records added are appended to the end of the open database (whether or
  1048. not an index is active).  You can backup to previously entered records to
  1049. check prior data, but the mode will change to view-only so that prior
  1050. data cannot be altered; you can edit records just added but not yet saved.
  1051.  
  1052. EDITING & VIEWING RECORDS
  1053.  
  1054. The editing mode is accessed by selection of the Edit Records option, #4,
  1055. of the Management Menu.  This option opens a short dialog box with
  1056. options for the view or edit mode, record number at which to open, and
  1057. return to the menu.
  1058.  
  1059. Once in the full screen data display, follow the information presented in
  1060. the control box at the top of the screen which shows cursor, edit, save,
  1061. and exit actions.  You can move anywhere in the file, but you cannot add
  1062. new records.  When editing, you should save work regularly in order to
  1063. avoid losses in the event of system failure.
  1064.  
  1065. The view and edit modes offer important differences in access to the
  1066. data.  In particular, the view mode offers speed and protection, and this
  1067. is the reason it is the default mode.  The speed is especially noticeable
  1068. when accessing the abstract/memo data field.  In the view mode, the
  1069. abstract is displayed directly (F4) without need to open the external
  1070. editor, wedit.  (See add record section for note of memory needed for
  1071. editor.)  In addition, avoidance of having to replace edited field data
  1072. also allows faster shifting between records.
  1073.  
  1074. An exception to the view/edit operations is that in the view mode, F3
  1075. allows a change to the edit mode for the current record only; this allows
  1076. for corrections to be made without re-entry through the edit menu.  The
  1077. status indicator, upper right, will show the operation currently possible.
  1078.  
  1079. In the edit mode only, the ^PgUp or F9 keys mark a record for deletion.
  1080. This changes its status designation, but does not physically delete the
  1081. record until the delete/pack operation is preformed in Check Duplicate
  1082. option, #5, of the Management Menu.  Because the record is not deleted
  1083. when marked, marking can also be used as a selective transfer mechanism,
  1084. if done carefully.  Transfer and then un-marking are covered under the
  1085. Check Duplicate option.
  1086.  
  1087. AIDS TO VIEW/EDIT/ADD OPERATIONS
  1088.  
  1089. There are two features available in any of the full screen editing modes
  1090. that can aid in use of the system.  These are the ability to skip to any
  1091. record (F7) and to access several types of help and lists data (F1).
  1092.  
  1093. In the full screen mode you can move forward and backward by record
  1094. (record number or index position) by using the PgDn and PgUp keys or F6
  1095. and F5.  To move by several records or to find a particular record, the
  1096. ^Home or F7 keys have an especially valuable role.  This selection opens
  1097. a dialogue box from which any record can be selected.  The selection
  1098.                                    - 24 -
  1099.  
  1100. criteria can be record number (which is the fastest), or an alternate
  1101. selection can be made by entering a period.  This allows selection based
  1102. on ident_no. or last_name.  This can provide rapid record access for
  1103. viewing and editing.
  1104.  
  1105. The F1 Help/Lists function opens a small menu window to allow selection
  1106. of general information, lists of previously entered data, and check of
  1107. the internal analysis of authors name entries.  Each of selections opens
  1108. up a second window displaying the requested information.  Pressing esc or
  1109. keys as instructed will immediately return you to the data entry screen.
  1110. If lists are longer than the window, 'Q' will quit, and 'S' will skip to
  1111. another area.  Access to the lists of prior data is dependent on first
  1112. compiling the list in the report menu, topic-list option (screen 5.3).
  1113. These lists are not updated as entries are made, but must be periodically
  1114. updated in screen 5.3.  The help menu indicates the status of the data
  1115. lists in terms of records included.
  1116.  
  1117.  
  1118. RAPID RECORD SCAN
  1119.  
  1120. This provides for rapid simultaneous viewing of multiple records by
  1121. showing only selected fields.  It contrasts with the edit/view option
  1122. which uses the full screen display for a single record, showing all
  1123. the fields, including (optionally) the abstract/memo data.
  1124.  
  1125. Short and long form scan formats are available.  The 'long' form shows
  1126. five or six recodrs per screen, in a bibliographic type format. The
  1127. 'short' form shows a single line with name, date, and a partial title,
  1128. and can display upto 22 records per screen; full record display is
  1129. available from the short form.
  1130.  
  1131. Scan output can be limited by use of a qualifier*.  Screen dump prints
  1132. are possible in the scan mode but not controlled, formated output (see
  1133. Report Menu for formated output).
  1134.  
  1135. ----------------
  1136. *The qualifier entered may be up to forty characters and must include the
  1137. full syntax for a dBase "Locate/For" condition.  Typically this is of the
  1138. form field name = 'character string', e.g., LST_NAME = 'Smith'; another
  1139. form is RECNO() > 6.  This option is included here as a convenience for
  1140. the advanced user; there is no help at this point for various forms of
  1141. the syntax or the field names, but don't worry, this same type of
  1142. operation is accomplished and more fully supported in the search and
  1143. report menus.
  1144. -----------------
  1145.  
  1146.                                    - 25 -
  1147.  
  1148. DUPLICATE & DELETION OPTIONS
  1149.  
  1150. Selection 6 of the Record Management Menu facilitates checking for
  1151. duplicate records and treatment of records marked for deletion (or
  1152. transfer).  There are six operations which can be used independently.
  1153.  
  1154. The first and second options are to check the database file for duplicate
  1155. records, within or between database files.  Checking is based on
  1156. comparison of entries in one or more fields.  Checking may be done for
  1157. individual duplicate sets, or in groups of 20 sets.  The procedure is to
  1158. identify duplicates and mark those that should be deleted; they are only
  1159. marked at this point, not actually deleted.  When checking against a
  1160. second database file, only records in the primary (starting) file can be
  1161. marked (those in the second file can be noted for future reference).
  1162.  
  1163. Unless changed, the criteria for checking duplication is based on a
  1164. combination of three fields: first author's last name, year published,
  1165. and first page of the reference.  When properly entered as the field
  1166. names the default check criteria appears as: lst_name+year+page_frst.
  1167. This is displayed in a 34 character entry box which can be accepted as
  1168. is, or changed.
  1169.  
  1170. The default duplication criteria has a high probability of identifying
  1171. only true duplicates.  If you change it, be sure that you have the
  1172. correct field names because there is no error trapping here.  Field names
  1173. likely to be used here are displayed at the bottom of the screen and are
  1174. listed in the Appendix A or in Utility Menu 2.2.3.
  1175.  
  1176. This operation takes some time, so be prepared to wait.  The operation
  1177. generates a temporary index and records are compared three at a time.
  1178. Matches are recorded and presented to you to mark for deletion. If there
  1179. are four duplicates of the same item, one will not be picked up unless
  1180. you run two passes. Also, internal operations limits to twenty the total
  1181. number of duplicates that can be isolated in one pass.  You will be
  1182. prompted if this limit is reached.
  1183.  
  1184. On completion of the search the number of possible duplicate sets is
  1185. counted.  Possible duplicates are then displayed in sets so that you can
  1186. make a selection of those which should be marked for deletion.
  1187.  
  1188. The third option of the duplicate/deletion menu provides for a display of
  1189. all records marked for deletion.  The operation presents a short form of
  1190. the data from records marked for deletion and allows a confirmation or
  1191. change of the mark status.
  1192.  
  1193. If you have just used option one, you may wish to skip option three.
  1194. However, it does provide a good control step before records are actually
  1195. deleted.  Note that duplicate checking is not the only place where
  1196. records may have been marked for deletion; marks may also have been
  1197. entered during editing, and this will be your last review.
  1198.                                    - 26 -
  1199.  
  1200. The fourth option is a further safety device and an export mechanism.  It
  1201. allows records marked for deletion to be transferred to another database
  1202. file, and a hard copy can be printed in the process.  By default, the
  1203. transfer file is named old_rec.dbf, but you can change the name as
  1204. desired.  The old-record type file can be created fresh or appended to an
  1205. existing file.  With this option you can collect all files that are to be
  1206. deleted from the main database.  This same operation can also be used to
  1207. mark and transfer selected records to a separate database file.  If this,
  1208. rather than deletion, is the objective, then be sure to un-mark the
  1209. records after the transfer.
  1210.  
  1211. The fifth option un-marks marked records.  This is a reversal of the
  1212. marking operation, and returns records to their original state.  This
  1213. will prevent accidental deletion in other operations (copying, export,
  1214. etc.), and will allow printing of all records.
  1215.  
  1216. The final option is the actual deletion of marked records from the
  1217. database file.  There is one final opportunity to abort this operation
  1218. before deletion starts. As records are deleted, the file is re-structured
  1219. (packed) to close up the holes.  Record numbers are shifted accordingly.
  1220. This is one of the reasons that the record numbers float and warrant use
  1221. of the ident_no field if fixed identification numbers are required.
  1222.                                    - 27 -
  1223.  
  1224.                              SEARCH TECHNIQUES
  1225.  
  1226. Searching a database for specific information is facilitated through the
  1227. Search Menu (opt.#4 of the Main Menu).  There are four search techniques:
  1228. view/search, unique item (single field), multi-field search, and mixed
  1229. logic constructions.  The first is for general viewing of single records,
  1230. the others are appropriate to complex searches, culling, or ordering of
  1231. specific groups of records according to user selected criteria.
  1232.  
  1233. VIEW/SEARCH
  1234.  
  1235. The view/search technique is option #3 of the Search Menu.  It is a
  1236. general query approach that facilitates movement throughout the database
  1237. by single records, in a full screen display mode.  It is similar to the
  1238. view/edit mode of the Record Management Menu and offers the same type of
  1239. action: forward and backward by individual records, by input or indexed
  1240. order, or specific selection by record number, ident_no, or last_name.
  1241.  
  1242. UNIQUE ITEM LISTING
  1243.  
  1244. A particular type of Single Field Search technique is provided as option
  1245. #4 of the Search Menu.  What's special about option 4 is that it provides
  1246. rapid location and ordering of records based on a unique item.  It is
  1247. most useful with ident_no or index_no fields which are unique to a single
  1248. record.  Such items can be entered individually or listed in groups in
  1249. any desired order.  The database is searched and the records presented in
  1250. the manner requested.  Only a limited display of the record is presented
  1251. on the screen, but the complete record is copied to a new file. This new
  1252. database can be used for report printing or file output to a wordprocessor.
  1253.  
  1254. ==>> Bibliographic/reference lists based on user specified order can be
  1255. prepared with this operation for inclusion into a text. This can be used
  1256. to generate lists in the order which they appear in a text or manuscript.
  1257.  
  1258. The operation will pull out a subset of records from the master database
  1259. file, and list them in an order corresponding to that specified in the
  1260. text.  For example, your text cites four references which are numbered
  1261. consecutively as they occur in the document.  They correspond to records
  1262. having IDENT_NO entries 7, 453, 27, and 87 in your database file. Entering
  1263. the character string 7,453,25,87 will create a file of just those records,
  1264. properly ordered.  This new database file can be used in the REPORT MENU
  1265. to print list or generate a file for inclusion into your manuscript file.
  1266. In the process, the numbering and formatting details can be adjusted to
  1267. your manuscript requirements.
  1268.  
  1269. On selection of Single Field Search, a dialogue screen is presented to
  1270. define the process.  Enter the field name for the search operation,
  1271. indicate if a sub-set database file is to be generated (and its name),
  1272. and if a hard copy should be printed.  Confirm entries before starting.
  1273.  
  1274. The next steps set up the final preparation for the search and indicate
  1275. the entry form.  There is an opportunity to specify the name of an index
  1276. file if it already exists for the search field selected.  If it does not
  1277.                                    - 28 -
  1278.  
  1279. exist (or you can't remember its name), it will be generated, but this
  1280. may take time if the database is large.  Next follows a request for the
  1281. specific item(s):
  1282.  
  1283.    What item is sought in the specified field? Item = _______
  1284.  
  1285. Enter a single item or a list of items separated by commas.  After the
  1286. search, you will be prompted to exit or to continue the search with
  1287. another entry.  In searches based on lists of several items, any items
  1288. not found will be noted.
  1289.  
  1290. The search technique used here will only locate the first item to match
  1291. the entry.  This facilitates the speed of the operation and is the reason
  1292. why the entries should be unique.
  1293.  
  1294. MULTI-ITEM SEARCH
  1295.  
  1296. Option 5 of the Search Menu identifies records of a database file which
  1297. match criteria involving several features:
  1298.  
  1299.      A. One or more items can be specified for search.  These are
  1300.         entered in appropriate field areas.
  1301.      B. The multiplicity of acceptance can be specified.  The search
  1302.         logic can be set for ALL or ANY matches.
  1303.  
  1304. A full screen interactive entry display completely defines both the
  1305. search and presentation of the results.  The entry screen is split into
  1306. two parts.  The F1 key will access lists of data for reference (if they
  1307. were compiled in the report-topical menu); F1 will also give entry notes.
  1308.  
  1309. The top half presents a full set of fields in which you simply enter the
  1310. items sought: authors, title, year, etc. The lines for author search do not
  1311. distinguish between first and other authors; both fields will be searched
  1312. (only the lastname is used for the first author).  Starting an entry for
  1313. author search with ! will make the search "exact", but slower.
  1314.  
  1315. There are six separate entries available under word/phrase which can be
  1316. matched against either key words or comments or abstracts.  They will be
  1317. checked for an match in the key word field of the database. For an "exact"
  1318. keyword search the entry must be started with a !. If the phrase line is
  1319. too short, it can be extended to the next line by ending with a back-slash
  1320. (\) character. Also, a wildcard character `?' can be used to represent any
  1321. single character (but will slow the search).
  1322.  
  1323. The second part of the screen presents a series of questions to setup the
  1324. characteristics of the operation.  Enter 'Y' or 'N' or accept the default
  1325. values (shown in upper-case). Characteristics defined are the application
  1326. of word/phrase items, type of search logic used to match items, optional
  1327. information that may be included in the output, and the type of output
  1328. (file, print, screen).
  1329.                                    - 29 -
  1330.  
  1331. The first line of the setup section specifies how the word/phrase items
  1332. will be used in searching (abstract search can be rather time consuming).
  1333. The second line of the setup section defines the type of search logic and
  1334. will be discussed below.  The third line determines the inclusion of key
  1335. words, abstracts, and sponsor in the search output.  The forth line of
  1336. the setup directs output of the search to screen only, printer, or a new
  1337. database file for which a name will be requested.
  1338.  
  1339. In the event that a printed output is selected, there will be yet another
  1340. setup dialog.  This will allow specification of a header to be printed
  1341. with the output, the numbering of output items, how the author names
  1342. should appear, and the range of records over which to conduct the search
  1343. (should want to limit it), and option for qualification.
  1344.  
  1345. The matter of search logic is important only if more than one search item
  1346. is entered.  Search and match ALL items is equivalent to the Boolean AND
  1347. requirement that to be accepted a record must contain all of the criteria
  1348. items listed.  Search and match ANY item is equivalent to the Boolean OR
  1349. requirement that to be accepted a record need only contain any one (or
  1350. more) of the criteria items listed.
  1351.  
  1352. MIXED-LOGIC SEARCH
  1353.  
  1354. It is possible to accomplish complex, mixed mode logic searches by
  1355. selection of the option #6 from the Search Menu. You will then be
  1356. presented with a screen in which to construct a mixed-mode, multi-item
  1357. search.  Setup of this search requires building-up the search string
  1358. which contains three elements, the item sought, the item field, and
  1359. the logic.  The search string is constructed illustrated by a model
  1360. in the setup screen.
  1361.  
  1362. This approach requires careful setup and there are several check and
  1363. re-entry points.  The F1 key will access lists of data for reference
  1364. and notes about entries.  When the entries are complete, a new screen
  1365. will appear to setup details of the output report.
  1366.  
  1367.                                    - 30 -
  1368.  
  1369.                          REPORT AND LIST GENERATION
  1370.  
  1371. Output of reference/bibliographic reports and topical list/index reports
  1372. is addressed in Document Generation, selection #5 from the Main Menu.
  1373. One of several dialog boxes will be presented depending on the menu
  1374. selection.  The initial box is for report settings; others cover printer
  1375. characteristics, topical list types and status, and topical index types.
  1376.  
  1377. Topical lists present special information based on single fields within
  1378. the records, e.g., subjects (key words), authors, sponsors, etc.  These
  1379. can be useful for checking the consistency of entries and in analysis of
  1380. the reference data.  Their most important function is in the help/list
  1381. operations of the data entry, editing, and search operations.  Topical
  1382. indexes identify specific records in which topic items are located. They
  1383. are similar to the lists, but they are not critical to other operations.
  1384.  
  1385. Reference/bibliographic reports can be prepared from either of two
  1386. internal formats (with some variations), or from external, user defined
  1387. style files, UDS's (see Appendix E).  The internal formats are (a) line
  1388. (linear) type used for most bibliographical listings, or (b) card (block)
  1389. type for preparation of `file cards' of several popular sizes.  Any of
  1390. these reports can be directed to a hard copy printer or to a disk file
  1391. that can be used as input in other operations, e.g., a word processor.
  1392.  
  1393. The internal formats provide no special attributes such as bold,
  1394. underlining, subscripts, etc.  If needed, these must be added with the
  1395. aid of a wordprocessor, or with the user defined styles.
  1396.  
  1397.  
  1398. REFERENCE REPORTS - Directing Output
  1399.  
  1400. The two report options, #5 and #6, are essentially the same except for
  1401. the output: printer or disk file. Selection of either will prompt for
  1402. acceptance or modification of parameters in the report settings dialog
  1403. box.  This permits selection of the linear format, card format, or user
  1404. defined styles, and selection of various options that may be included in
  1405. the report.  (Inclusion of abstracts will slow the output.)
  1406.  
  1407. OUTPUT TO PRINTER.  If the output is directed to the printer, completion
  1408. of the report settings will open a printer settings dialog box in which
  1409. the parameters can be accepted or modified.  Pitch, margins, indents,
  1410. page length, and port can be set. Printing under RMS is based on mono-
  1411. spaced characters; proportional-spaced characters are not supported (at
  1412. this time).  Therefore, letter spacing (pitch), margins, and indent are
  1413. specified in units of characters (pitch = characters/inch). If you change
  1414. the pitch, you will most likely need to also change the number of
  1415. characters representing the left and right margins.  Typical values for
  1416. one inch margins are:
  1417.         pitch = 10         lm = 10       rm = 66
  1418.         pitch = 12         lm = 12       rm = 90
  1419.         pitch = 17         lm = 17       rm = 126
  1420.                                    - 31 -
  1421.  
  1422. Lines per page is self explanatory; it is generally 54 based on standard
  1423. spacing of 6 lines per inch (8 lines per inch is possible if proper codes
  1424. are entered in the Utility printer setup menu). Indent is the number of
  1425. characters it indent lines after the first of an item. The printer codes
  1426. which have the following significance:
  1427.      U = Universal printer            E = Epson type printers
  1428.      D = Diablo 630 printer           T = Toshiba 351 printer
  1429.      K = Okidata type 93              L = HP Laser Jet printer
  1430.    O,Q = Other, defined by user in 2.5 Utility Menu
  1431.  
  1432. Note that the standard internal printing mode provides little in the way
  1433. of character embellishment e.g., underlining, italic, bold, subscripts.
  1434. To include such attributes, you must either use a used defined style
  1435. (UDS) which includes print attributes, or you must output the report to
  1436. a disk file and use a word processor to make the additions.
  1437.  
  1438. OUTPUT TO DISK FILE. If output is directed to a disk file, completion
  1439. of the report settings will be followed by a request for the file name
  1440. to which the output is to be written.  Note that output directed to a
  1441. file rather than a printer can be affected by the printer settings,
  1442. especially margin and indentation settings.  You should check printer
  1443. settings (option #8) before going to the disk output option.
  1444.  
  1445. The disk file created is a DOS-text, ASCII type which can be read into
  1446. most word processors.  It can be made with or without wordwrap, which
  1447. is an important consideration for disk file output.  With wordwrap on,
  1448. all the printer settings will be controlling, and in particular, the
  1449. line length will be dictated by the right margin setting will terminate
  1450. with the equivalent of a "hard return" - a carriage return, line feed
  1451. combination.  This is fine for direct printing, but it will complicate
  1452. formatting changes if you intend to manipulate the report further in a
  1453. wordprocessor.  For input into a wordprocessor, it is generally better
  1454. to set RMS-III output wordwrap to NO. This causes all lines to be treated
  1455. as single unbroken lines, which will be adjusted to whatever margin is
  1456. set in the final document processing.
  1457.  
  1458. The disk option can be used in many ways, including introduction of any
  1459. needed embellishments, and inclusion of lists in other documents.  The
  1460. file will be given a .txt extension if not otherwise specified.  Other
  1461. types of disk file generation are included under Export Utilities, 2.4.4.
  1462.  
  1463. REFERENCE REPORTS - Structuring Output
  1464.  
  1465. After completion of the preliminary settings, a final screen of report
  1466. setup parameters is presented.  This screen varies according to the
  1467. format type being used.  Parameter options provide for a report header
  1468. (linear and UDS types), the type of numbering (if any) to be used for
  1469. the reported items, the author name sequence, and the range of records
  1470. to consider (except if indexed), and opportunity to qualify the output.
  1471. For the UDS format, a file name must be entered, and the bottom section
  1472. displays a list of currently available UDS files.
  1473.                                    - 32 -
  1474.  
  1475. The FIRST NAME option allows for various treatments of author names.
  1476. First names can be listed before or after last names (F or L), or mixed
  1477. with the last name first only for the lead author (M). Parameters that
  1478. may follow the first-name option letter entry affect treatment of first
  1479. name initials (0-3) or processing speed (+).  The addition of a plus
  1480. symbol can increase processing speed by using a faster algorithm, but
  1481. it offers no modification of initials other than as entered.  The para-
  1482. meters controlling initials are 0 = as entered, 1 = initials w/o periods,
  1483. 2 = initials with periods and space, and 3 = periods w/o separating space.
  1484.  
  1485. With these controls, name output treatments may take the following forms: 
  1486.     John R. Smith     J R Smith      J. R. Smith     J.R.Smith 
  1487.     Smith, John R.    Smith, J R     Smith, J. R.    Smith, J.R.
  1488. No parameter after the letter has the same effect as '0'.  A number in the
  1489. third position limits output of multiple authors to the specified number.
  1490.  
  1491. For the USER DEFINED STYLE selection, the final report setup dialog box
  1492. includes a request for entry of the uds filename.  A list of filenames
  1493. is presented on the screen to aid selection of the entry.  A few files
  1494. of this kind are included with RMS-III.  Others can be developed (and
  1495. initially tested) in Utility Menu 6.2. These can allow for many unique
  1496. output formats, and can include printer enhancements.
  1497.  
  1498. Other than the standard style, the examples above show user defined
  1499. styles that include printer controls.  There is a similar set of UDS
  1500. files for use without printer codes. (See Appendix E for more details.)
  1501.  
  1502. For the CARD FORMAT, the final setup shows the card format and covers
  1503. the size of card to be generated, author name sequence, numbering,
  1504. record range, and names for code fields.  For the card format it is
  1505. especially important to have chosen an appropriate printer pitch.
  1506. For example, using a 10 pitch font for a 3 x 5 card will work, but
  1507. will be crowded and use extra cards; 15 pitch (compressed) yields a
  1508. much better card form. Experimentation can be very useful for cards.
  1509.  
  1510. The PROCESS RECORDS and QUALIFY RECORDS add an extra measure of control
  1511. to the report output.  You can limit the range of records processed,
  1512. by record number, by entering a start and/or stop value; if an index
  1513. is active, only a start number can be entered.  The qualify records
  1514. option limits record output according to a matching qualifier. It can
  1515. be quite powerful, but needs to be used carefully as there is no error
  1516. checking of the qualifier.  On selection of this option, an entry line
  1517. is presented; it is preceded by several examples which serve as guides
  1518. for entries.  These are dBase language type commands used in a 'FOR'
  1519. conditional specification; see Appendix B for more details.
  1520.  
  1521. The final item of report setup is the print report option.  This will
  1522. toggle the printer ON or OFF, the latter providing screen output only.
  1523. The screen only mode may be used to display and check report the format
  1524. prior to printing (excluding printer codes). For checking purposes you
  1525. may wish to restrict the output with either the process records options,
  1526. or by interrupting the output with the ESC key.
  1527.                                    - 33 -
  1528.  
  1529. TOPICAL LISTS
  1530.  
  1531. Topical lists, as noted earlier, present special information based on
  1532. frequency of occurrence of items within the database, e.g., subjects (key
  1533. words), authors, sponsors, etc.  These can be useful for checking the
  1534. consistency of entries and in analysis of the reference data.  Their most
  1535. important function is in the HELP/LIST operations of the data entry,
  1536. editing, and search operations.  The topical lists must be compiled here
  1537. in the Report Operations Menu before they can be used elsewhere.  They
  1538. are stored as database files in the data directory.
  1539.  
  1540. When the topical list option is selected from the menu, a dialog box is
  1541. opened in place of the report settings box.  It provides for seven types
  1542. of compilations and indicates their status:
  1543.       Keywords       F(irst)-Authors       Sources        Year
  1544.       Sponsor        All-Authors           Type
  1545.  
  1546. Operations options follow the type selection and direct the output to the
  1547. screen or printer.  The operations also include information regarding
  1548. up-dating and compiling the particular list type.
  1549.  
  1550. The list types provide two treatments of year data.  Entering a '+'
  1551. following the item number will limit the year compilation to just the
  1552. first four characters of the field.  This can have the effect of
  1553. excluding the month which is sometimes entered with the year.
  1554.  
  1555. The list types provide for both first-authors and all authors. Both can
  1556. be useful though first authors compiles much faster. The success of the
  1557. 'all authors' listing will depend on how the name reading algorithm
  1558. intreprets entries.  It will work properly only if the separate authors
  1559. function of the data entry/edit, help/list operation was also successful.
  1560.  
  1561. Compiling these lists can be time consuming, and once initiated there is
  1562. no escape.  (The ESC key is disabled for this process.)  The process can
  1563. be especially slow if the rms program was started with only the RMS
  1564. command.  This is the safest and most general starting method as if
  1565. handles problems between the compiler and the dos share command which is
  1566. active on many systems.  If you know that you are not using share, start
  1567. rms with the no-share switch (RMS -NS) and the list preparation will be
  1568. faster.  You can also save time by updating rather than re-compiling.
  1569.  
  1570. The topical lists are presented in a two column format arranged
  1571. alphabetically (excluding leading left parentheses). These lists can be
  1572. especially useful in tracking the occurrence and consistency of keyword
  1573. usage.  The authors, source, and publication year can also provide
  1574. interesting information.
  1575.  
  1576. The different types of lists are stored as special database and index
  1577. files in the data file directory.  There is also a file which tracks the
  1578. status of these lists.  The files used for these purposes have the same
  1579. name as the database file from which they are derived; the extensions
  1580. differ according to the type (*.D01, *.N01, *.MEM).
  1581.                                    - 34 -
  1582.  
  1583. TOPICAL INDEXES
  1584.  
  1585. Topical indexes are very similar to topical lists except that rather than
  1586. generating a two column output list with item and frequency, they also
  1587. include the record numbers where the item is located.  A further
  1588. difference is that the indexes are not used elsewhere by the program and
  1589. are not saved as disk files.  However, they can be listed as output to an
  1590. ascii text file for use or incorporation into other documents.
  1591.  
  1592. Note that there may be more records containing an item than the space
  1593. allocated in the index preparation has allowed.  This is another
  1594. compromise.  This situation will be indicated by ellipsis at the end of
  1595. the record line, and by a difference in the total number of item hits
  1596. reported and the number of records shown in the list.
  1597.  
  1598.  
  1599. SUBJECT REFERENCE LISTS
  1600.  
  1601. A subject reference list provides an arrangement of records ordered by
  1602. a primary subject or other critical identification.  Within groups the
  1603. references may be arranged alphabetically, numerically, chronologically,
  1604. or by citation. This is quite different than the topical lists described
  1605. previously.  In a subject reference list, each record is usually listed
  1606. only once and the whole database can be included (unless excluded by
  1607. some criteria).  Such lists are used typically for free-standing
  1608. bibliographies.
  1609.  
  1610. There is no single option within RMS-III to generate this type of subject
  1611. list.  In fact, there are several ways it can be done, depending of how
  1612. various data fields have been handled.
  1613.  
  1614. The index_no field is specifically intended for this purpose (see p. 14).
  1615. It can be coded to reflect the general content or class of information
  1616. in a record; the identification can represent a single group type (e.g.,
  1617. with a word) or multiple categories and sub-categories (e.g., with
  1618. character or numeric codes).  An ordered list is then generated by
  1619. indexing on this field or sub-string thereof.  This method can provide
  1620. great control of subject lists, but depends on how carefully the
  1621. index_no field has been setup.
  1622.  
  1623. Other methods of preparing subject type lists can be based on:
  1624.   (1) indexing keywords where the first keyword is the primary category,
  1625.   (2) specific ordering by the unique item search (see page 27), and
  1626.   (3) sucessive searches on subjects in the desired order, generating
  1627.       new databases appended to the prior search.
  1628.  
  1629.                                    - 35 -
  1630.  
  1631.                                  UTILITIES
  1632.  
  1633. The utilities provide system and file information, various manipulations
  1634. of data files, printer setup, export definitions, and user defined style
  1635. (uds) output definitions.  Many of these items are essentially self
  1636. explanatory e.g., list, create, index, sort, import, append, erase,
  1637. condense, renumber, replace, etc.  Only a few notes will be added here.
  1638.  
  1639. There are some redundancies between the various utility menus and between
  1640. the utilities and other program operations.  Files are listed or
  1641. displayed in several places.  A database file can be opened in any menu
  1642. so it need not be done here.  Some printer controls can also be handled
  1643. in the report menu (#5), but the settings in the utility menu establish
  1644. the defaults.  There are similarities between the custom export and user
  1645. defined output style operations.
  1646.  
  1647. The data and system survey option, #2, provides listings of files that
  1648. exist in a particular data directory.  These include database, index,
  1649. uds, and any general file specification.  A detailed listing of database
  1650. files will also show the number of records and the last update.  The
  1651. data-base structure shows the name and length of each field of the master
  1652. database. System statistics include DOS version, memory and disk space.
  1653. Utility menu #3 deals with data file organization: index, sort, renumber
  1654. (ident_no), and replace field data.  Of these, the index operation is
  1655. particularly useful, and this is the only place an index can be created.
  1656.  
  1657. DATABASE INDEX/SORT
  1658. These operations cause the database to be displayed in a particular
  1659. order based on the key field(s).  INDEXING does not alter the database
  1660. file; it generates a relatively small file that when activated, arranges
  1661. the order of display and treatment of database records.  An active index
  1662. will automatically be up-dated as a database is changed.  (Don't confuse
  1663. the database index, an .ndx file, with the topical index used in the
  1664. report menu -- they are entirely different.)
  1665.  
  1666. SORTING generates a completely new database ordered as specified by the
  1667. key field.  It requires disk space equal to that of the original database
  1668. and takes considerable time to generate.  It is not automatically updated
  1669. when additions are made to the original database.  Sorting is rarely of
  1670. any great utility, except if the original database needs to be
  1671. restructured and then (probably) replaced.
  1672.  
  1673. When indexing or sorting, consider the field size and character:
  1674.       An index or sort key is the field or combination of fields on which
  1675.    an index is based.  The key may not exceed 100 characters.  Some
  1676.    fields and longer than 100 characters and therefore cannot be used.
  1677.    For this reason, some fields will be truncated at 20 characters to
  1678.    permit their possible use in index keys.  These fields are identified
  1679.    with an asterisk in fieldname listings in the appropriate dialog areas.
  1680.       The sequence of ordering for an index is based on the ascii
  1681.    character of the field data.  The characters 1, 10, and 100, all come
  1682.    before 2, 20, and 200, because they are treated as characters, not
  1683.                                    - 36 -
  1684.  
  1685.    numbers.  To index in numerical order, apply the VAL() function to the
  1686.    desired field to convert it to its numeric equivalent.  Thus,
  1687.    VAL(ident_no) will index the database on the 'expected' order of
  1688.    numbers.  For this same example, another approach is to assign fixed
  1689.    character data for ident_no: 0001, 0002,..., 0103,..,1034,... etc.
  1690.    will order as shown without numerical conversion.
  1691.  
  1692.  
  1693. CREATE/APPEND DATABASE
  1694.  
  1695. Utility menu #4 deals with file input/output and  maintenance.  Files
  1696. can be created here (as well as in the Management menu).  Append is also
  1697. in this sub-menu.  This provides a useful way to work with small files
  1698. for development purposes and then combine them into a master database
  1699. file.  The append operation simply adds the records of a specified file
  1700. to the open, active database file.
  1701.  
  1702. CONDENSE DATABASE FILE
  1703.  
  1704. This is a special form of the append operation used to clean out and
  1705. backup database files.  A new file is created and the original renamed
  1706. as a backup with .bkf and .bkt extensions.  The real advantage of this
  1707. is that it CLEANS UP AND CONDENSES the abstract/memo (.dbt) file. In
  1708. normal editing, nothing is erased from this file, it is just re-written
  1709. to a new location in the file and its pointer changed.  The condense
  1710. operation eliminates the old data and packs the file. It reduces likehood
  1711. of data corruption and reduces the file size; it is good a good excercise
  1712. to do periodically.  Also, the backup generated is also a good idea.
  1713.  
  1714. RE-NUMBER Ident_No FIELD
  1715.  
  1716. This utility, along with replace-field, can be used to alter data
  1717. fields on a global basis.  The renumber operation is specific to the
  1718. ident_no field, causing the data therein to be replaced with new number
  1719. (character based).  The new number is equal to the order number if an
  1720. index is active, or to the record number if no index in active.  This
  1721. type of operation can be useful for a newly sorted database, or after
  1722. extensive deletions have been made, for example after elimination of
  1723. duplication records.  Otherwise, renumbering the ident_no field may not
  1724. be desirable as its normal advantage is that it does not change, even if
  1725. the record number does change.  (Introducing leading 0's will fix the
  1726. number of characters in the ident_no field, if that is desired.)
  1727.  
  1728. REPLACE FIELD DATA
  1729.  
  1730. The replace operation allows the data in a specified field to be changed.
  1731. The replacement may be for the field in general or it may be a search and
  1732. replace operation.  A range of records and a condition can be imposed to
  1733. control the replacement.  The data replacement statement is limited to 40
  1734. characters, which may contain a new data and/or functional operations.
  1735.                                    - 37 -
  1736.  
  1737. If the characters define the actual data string to be replaced, the
  1738. replacement should only be used for shorter fields unless it is known
  1739. that there is no data to be retained if the field is longer.  One
  1740. application of this type is to change data in the type field, e.g. two
  1741. different designations for a journal article could be made the same by
  1742. a conditioned replace operation.
  1743.  
  1744. If string-functions are used, the 40 character statement can apply to
  1745. longer data fields.  For example, the title data might be converted to
  1746. all upper case by the replacement: upper(title).  A more likely change
  1747. would be to operate on the title field with either the WIC() or SIC()
  1748. functions; these would convert, respectively, the title data to either
  1749. "title" style (all major words capitalized) or "sentence" style (first
  1750. word capitalized).  (See Appendix C and E.)
  1751.  
  1752.  
  1753. ERASE
  1754.  
  1755. This operation allows removal of files from the disk.  It requires
  1756. entry of the filename (with its extension) and its directory path.
  1757. The F1 help key can be used to list filenames.  If the file specified
  1758. is a database file, ".dbf", then several associated files will also be
  1759. errased; these include the memo file, ".dbt" and related topical files
  1760. with extensions ".MEM", ".N0?", and ".D0?".   Index files, ".ndx",
  1761. associated with the specified database must be specified separately.
  1762.  
  1763.  
  1764. USER DEFINED STYLES
  1765.  
  1766. These are external files (with .UDS extension) that control the format
  1767. of data output from the report menu.  They are somewhat related to the
  1768. custom export construction.  However, they are more powerful because of
  1769. their storage as individual files and the ability to use printer codes
  1770. to set character attributes. (Appendix E)
  1771.  
  1772. In order to be used in the report output, a UDS must first be constructed
  1773. in the definition utility, #6.  Selection of the UDS option displays any
  1774. existing UDS-files and allows a file to be used as a model.  The actual
  1775. construction screen is similar to that for custom export, except that
  1776. the example is different and there is more extensive help/information
  1777. available by F1.  When completed, the format construction can be tested
  1778. if a database open.  The first four records will be processed (except
  1779. for printer controls) and will show any structure problems or syntax
  1780. errors that should be corrected before quitting the utility.
  1781.                                    - 38 -
  1782.  
  1783. PRINTER SETUP
  1784.  
  1785. Option #5 of the utility menu enables printer setup.  On this screen
  1786. the printer can be selected and values entered for several external
  1787. parameters.  The parameters include the port connection, pitch,
  1788. indentation, left and right margins, lines per page, and printed lines.
  1789. The selections can be recorded as default values, or handled on a
  1790. temporary basis.
  1791.  
  1792. Internal printer parameters can be viewed or modified from option #3.
  1793. There are six preset and two user definable device code sets available.
  1794. These cover the escape sequences to set character pitch, type face, form
  1795. feed, line spacing, and toggles for bold, underline and italic attributes.
  1796. Each of these escape sequences is assigned a RMS variable name of three
  1797. characters, of the form 'pxx'.  These variables can be used in user
  1798. defined styles to control characteristics of printed reports.  The codes
  1799. must be entered as functions or delimited strings; follow the examples
  1800. provided by the preset devices.  Consult your printer manual for the
  1801. codes.  All variables must be defined; enter null ("") if no value is
  1802. to be entered.
  1803.  
  1804.  
  1805. IMPORT/EXPORT
  1806.  
  1807. The import/export utilities in option #4 provide very powerful tools for
  1808. manipulating data.  They are intended to supplement import/export
  1809. utilities that are usually available in other software packages, a great
  1810. many of which support dBase type files to some degree.  The utilities
  1811. included here are built from basic dBase type operations and syntax.
  1812. They may require some experimentation to achieve the desired result and
  1813. it is recommended that this be done with small test files before
  1814. application to large files.
  1815.  
  1816. Import/export functions, in addition to handling foreign files, can be
  1817. used to copy files for archival storage.  The delimited ascii file takes
  1818. up less space than the dBase form.
  1819.  
  1820. In addition to the import/export functions included here, there is an
  1821. expansion of these operations supplied to RMS-III Licensees as a separate
  1822. program.  It is the Reference Management Translator, TSX, and facilitates
  1823. operation with Reflist, several on-line data formats such as Dialog(R),
  1824. the unix based Refer, and BibTeX.  Also, there are extended facilities for
  1825. user-defined import and export formats. This program is available from the
  1826. author as a separate shareware program.
  1827.  
  1828. Each combination of options will open up additional input requests and
  1829. specifications.  The options have allowed for the use of predefined
  1830. transfer formats (identified by .frm file extensions), but as of this
  1831. time none have been included.  There is a custom format that may be
  1832. prepared by the user and retained for subsequent use.  This type will
  1833. allow for definition of both line and record delimiters and construction
  1834. of complex line formats.  The custom format is built by example.
  1835.                                    - 39 -
  1836.                                    - 40 -
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.                                  APPENDICES
  1854.                                    - 41 -
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.                                  APPENDIX A
  1860.  
  1861.  
  1862.                          STRUCTURE OF THE MASTER DATABASE
  1863.  
  1864.  
  1865.  
  1866.  Field  Name    Length Field  Name    Length Field   Name    Length
  1867.  
  1868.     1  IDENT_NO      5    8  SOURCE      128   15  COMMENT     192
  1869.     2  INDEX_NO      5    9  VOLUME       10   16  LANGUAGE     10
  1870.     3  CODE_1       14   10  YEAR         10   17  TYPE         11
  1871.     4  CODE_2       14   11  PAGE_FRST     6   18  NREFS         5
  1872.     5  LST_NAME     15   12  PAGE_LAST     6   19  SPONSOR      32
  1873.     6  FST_NAME     10   13  TITLE       128   20  ABSYN         1
  1874.     7  AUTHOR_2     64   14  KEY_WORDS   128   21  NOTES        10
  1875.  
  1876. Some field spill-over is accomodated in the comment field. Sub-sections
  1877. and combinations of fields are handled by built-in RMS-III functions.
  1878.  
  1879.  
  1880.                                    - 42 -
  1881.  
  1882.  
  1883.                                  APPENDIX B
  1884.  
  1885.  
  1886.                                 PROGRAM FILES
  1887.  
  1888.  
  1889. Reference Management System uses and generates several types of files
  1890. which are listed here for general reference.
  1891.  
  1892.    Required Files:
  1893.  
  1894.        Base program files                  RMS.EXE         RMS.OVL
  1895.  
  1896.        Memory data files              MEM?????.MEM    COL?????.MEM
  1897.  
  1898.        Printer definitions            PTINTDEF.MEM    PRINTCFG.MEM
  1899.  
  1900.        Data structure files            MASTER?.DBI
  1901.  
  1902.        Messages                          ERROR.TXT    MASTER0H.DBI
  1903.  
  1904.        Text Editor (Wordtech Sys.)       WEDIT.EXE
  1905.  
  1906.  
  1907.      Generated and Optional Files:
  1908.  
  1909.       Data record files                   name.DBF        name.DBT
  1910.  
  1911.       Data file index                     name.NDX
  1912.  
  1913.       Frequency list files                name.D0#        name.MEM
  1914.                                           name.N0#
  1915.  
  1916.       Demonstration files                 DEMO.DBF        DEMO.DBT
  1917.                                           DEMO.NDX        DEMO.MEM
  1918.                                           DEMO.D01        DEMO.N01
  1919.                                           DEMO.D02        DEMO.N02
  1920.  
  1921.       Installation                     INSTALL.COM    MEMSETUP.00?
  1922.                                       INSTALL#.DAT
  1923.  
  1924.       Manuals                            WEDIT.DOC     RMS-MAN.DOC
  1925.  
  1926.       User Defined Styles (if exist)         *.UDS
  1927.  
  1928.                                    - 43 -
  1929.  
  1930.                                  APPENDIX C
  1931.  
  1932.                         USEFUL FUNCTIONS AND OPERATORS
  1933.  
  1934.  
  1935. STANDARD FUNCTIONS*:
  1936.  
  1937. ASC(<string>)             returns the ascii value of the first character
  1938. AT(<str1>,<str2>)         returns numeric position of <str1> in <str2>
  1939. CHR(<number>)             returns the <number> decimal ascii character
  1940. DTOC(DATE())              returns the date from the operating system
  1941. IIF(<cond>,<exp1>,<exp2>) returns <exp1> or <exp2> if <cond> T or F.
  1942. LEN(<string>)             returns numeric length of <string>
  1943. LOWER(<string>)           returns <string> as all lowercase characters
  1944. LTRIM(<string>)           removes leading blanks from <string>
  1945. REPLICATE(<string>,#1)    returns <string> repeated #1 times
  1946. SPACE(<number>)           generates <number> blank spaces
  1947. STR(<number>,#1)          converts <number> to char.string, #1 char. long
  1948. SUBSTR(<str>,#1,#2)       returns #2 char. <str> starting at position #1
  1949. STUFF(<str1>,#1,#2,<str2>) substitutes <str2> in <str1> @ pos.#1,#2 chrs.
  1950. TRIM(<string>)            removes trailing blanks from <string>
  1951. UPPER(<string>)           returns <string> as all uppercase characters
  1952. VAL(<string>)             returns the numeric value of <string>
  1953.  
  1954. SPECIAL FUNCTIONS specific to unique fields or variables:
  1955.  
  1956. WIC(<string>)   returns <string> with Word-Initial-Caps**
  1957. SIC(<string>)   returns <string> with String-Initial-Caps**
  1958. CAUTH()         returns consolidation of names of all authors
  1959. CTITLE()        returns title with any overflow & w/o extra spaces
  1960. CSOURCE()       returns source with any overflow & w/o extra spaces
  1961. CCOMM()         returns comment w/o overflow data & w/o extra spaces
  1962. ADJVOL(volume,#)   returns volume & issue formatted by specification #:
  1963.             e.g. - #1= 23 (5)  #2= 23(5)  #3= 23 No.5  #4= Vol.23 No.5   
  1964. LAUTH(names,"x","y",z)    returns variable names, listed with first
  1965.             names first for x=F, first names last for x=L, or mixed
  1966.             for x=M, - separated by "y" where y="," or y=";" or y="&",
  1967.             with firstname treatment as entered for z=0, initials only
  1968.             for z=1, initials with period and space for z=2, and initials
  1969.             with periods w/o space for z=3.
  1970. [ABRV(source,#)   substitutes abreviation in definition # (not ready)]
  1971.  
  1972. OPERATORS:
  1973.        =   equals                 <   less than
  1974.        #   not equals             >   greater than
  1975.        $   contained within      <=   less than or equal, etc.   
  1976.  
  1977. -------------------
  1978. * See references on dBase language for other possible functions and
  1979. additional discussion of their use.
  1980.  
  1981. ** Initial-Caps functions have some exceptions, see page 44.
  1982.                                    - 44 -
  1983.  
  1984. NOTES ON FUNCTIONS, COMMANDS, AND OPERATORS:
  1985.  
  1986. COMMAND EXAMPLE: There are a few places within Reference Management System
  1987. where dBase type commands or functions can be entered by the user. These
  1988. are generally conditions controlling the type and amount of material
  1989. returned on a search or report.  Examples have been given in this manual,
  1990. but may warrant some expansion.  A typical example is of the form:
  1991.  
  1992.                         'Jones' $ lst_name
  1993.  
  1994. where Jones is a string delimited with single quotes, $ is an operator
  1995. which interprets as 'is string contained in', and lst_name is the field
  1996. name to which the qualification Jones is applied.  Double quotes are also
  1997. used as delimiters.
  1998.  
  1999. Sometimes strings can be used in functions such as:  ASC(lst_name) > 71
  2000.  
  2001. where ASC() is a function that returns the ascii decimal code for the
  2002. first character of the string in field lst_name.  The value 71 is the
  2003. decimal code for the upper case letter G.  Therefore this qualifier will
  2004. allow last names starting with H or higher.  This might control output,
  2005. like re-starting after interruption.
  2006.  
  2007. A example with more internal parameters is:   SUBSTR(index_no,2,1) + year
  2008.  
  2009. This might be used to as an index key to order records based on the
  2010. second character in the index_no field; it could apply if the index_no
  2011. field is a code and one character in position two has a special meaning
  2012. for ordering.  The second- order key is the year field.
  2013.  
  2014.       Please refer to the many good books on the dBase language
  2015.       for the proper use of these and other functions.
  2016.  
  2017. SPECIAL FUNCTIONS:  There are several special functions that add extra
  2018. formating control to output generated through UDS's.  They include
  2019. functions to consolidate overflow fields and eliminate any extra blank
  2020. spaces (CAUTH( ), CTITLE( ), etc.).  In addition, the LAUTH( ) function
  2021. controls name placement and initials treatment.  The WIC( ) and SIC( )
  2022. functions affect capitalization.  In addition to output formating, they
  2023. can be used internally in the field replace operation.  They are most
  2024. likely to be used to control title format.  However, their use tricky
  2025. and should be checked carefully. 
  2026.  
  2027. WIC( ) capitalizes words, but has some exceptions.  Articles (the, an,
  2028. etc.) are not capitalized, nor are words containing numbers (these are
  2029. likely to be formulas). Words are defined as any block between spaces;
  2030. initial parentheses are bypassed.  SIC( ) converts a string to a form
  2031. with initial capital and all following as lower case - sentence form.
  2032. Again, it requires careful consideration since the data strings may have
  2033. characters that should be left as upper case; it also tries to exclude
  2034. formulas from conversion to lower case.  WIC( ) and SIC( ) will only
  2035. handle string lengths to 250 characters; be careful with over-flow fields.
  2036.                                    - 45 -
  2037.  
  2038.  
  2039.                                  APPENDIX D
  2040.  
  2041.  
  2042.                      FILE LOCATION AND SYSTEM PREFERENCES
  2043.  
  2044.  
  2045. Option #8 from the Main Menu allows changes in the setup of program data
  2046. and preferences; using the F1 help key provides information for each item.
  2047.  
  2048. Section A covers specification of the drive and path for the program files
  2049. and the data files.  Section B covers the screen display, and can be set
  2050. for different monitor types (mono, gray, color) and color combinations.
  2051. You can select from five pre-defined combinations, each of which can be
  2052. used as basis for user modification (which will be saved as colorset#6).
  2053.  
  2054. You should look at some of the screens before you make changes.  The
  2055. various levels of headings can be set for different emphasis. Most useful
  2056. among these settings is that of the input requested color; uniqueness in
  2057. this setting will help highlight input requests throughout the program
  2058. and thereby increase the obviousness and smoothness of the program flow.
  2059.  
  2060. Section C provides two choices for location of the key action definition
  2061. block as it appears in the full screen data displays.  Basically, it can
  2062. be near the top or the bottom of the screen - select your preference.
  2063.  
  2064. Section D provides a choice between different default configurations in
  2065. the Multi-Item search operation.  These control the nature of the search
  2066. and the type (amount) of output displayed for records matching the search
  2067. criteria.  In either case the settings can be changed during operation.
  2068.  
  2069. Section F saves the parameters established, or provides for return of all
  2070. settings to the original system default values.
  2071.                                    - 46 -
  2072.  
  2073.                                  APPENDIX E
  2074.  
  2075.                      USER DEFINED STYLE (UDS) EXAMPLES
  2076.  
  2077.  
  2078. User defined styles greatly increase the report output capabilities of
  2079. Reference Management System.  They are prepared and available as external
  2080. files with a .uds extension.  They are read into memory only when used
  2081. and can be changed without affecting the main program.  Several examples
  2082. are included with the software; others can be generated by users to
  2083. satisfy particular reference formatting requirements.  Many standard and
  2084. special functions and variables can be used in these files so that they
  2085. can be very powerful.  They are viewed, created, and modified in a uds
  2086. setup screen, Utility Menu 6.2.  There are several help/list displays
  2087. available, but generation of a style file will involve considerable trial
  2088. and error.  On exit of the setup, there is a test section which will
  2089. check the syntax; it is not an exact display of the style but should be
  2090. used before using the file in the output Report Menu, 5.5 or 5.6.
  2091.  
  2092. Several UDS's are included with the RMS distribution. (The number may be
  2093. limited by distribution disk capacity or file structure.)  Those which
  2094. include printer control commandstend to be distinguished with a final
  2095. character `P' in the file name, and there are usually related files with
  2096. no printer controls - the printer controls slow down the output.
  2097.  
  2098. Examples:
  2099.          STDREF10 - is close to the standard internal linear format.
  2100.  
  2101.          BOOKCARD - is a library check-out type card.
  2102.  
  2103. TITLE1B0,TITLE1BP - for output of title as first line of reference listing.
  2104.  
  2105. APA-01-F,APA-01-P - APA-like style (American Psychological Association).
  2106.  
  2107. TURAB-1F,TURAB-1P - TURABIAN-like styles - described in K.Turabian's "A
  2108.                     Manual for Writers..."
  2109.  
  2110. CHIC-A1F,CHIC-A1P - Similar to type A style defined in the University of
  2111.                     Chicago "Manual of Style" (used in humanities).
  2112.  
  2113. CHIC-B1F,CHIC-B1P - Similar to type B style defined in the University of
  2114.                     Chicago "Manual of Style" (used in sciences).
  2115.  
  2116. Other UDS's may be generated by the author or other users of RMS, and may
  2117. be available on request.  If you wish to provide additional UDS's that
  2118. could be made available to others, please contact the author.
  2119.                                    - 47 -
  2120.  
  2121.                                  APPENDIX F
  2122.  
  2123.                WHAT'S NEW IN RMS-III  ---  SEE FILE - WHATSNEW.DOC
  2124.  
  2125.                                    - 48 -
  2126.  
  2127.                                  APPENDIX G
  2128.  
  2129.                     REFERENCE MANAGEMENT TRANSLATOR, TSX
  2130.  
  2131.  
  2132. The translator, TSX, facilitates a range of data exchange between RMS-III
  2133. and other data formats which is beyond the scope of the input/output file
  2134. utilities of RMS-III. It is intended to reduce user input and output effort,
  2135. provide direct entry of several forms of down-loaded data, and further
  2136. extend the portability of RMS data.
  2137.  
  2138. TSX provides for import and export of data formats similar to Refer(R)
  2139. (found on unix base systems), Reflist (a package for citation handling),
  2140. BibTeX, and Dialog(R) type data such as Metadex(R), Medline(R), and others.
  2141. Both tagged and untagged formats can be handled.  Several forms of user-
  2142. defined data structures are also available.
  2143.  
  2144. The TSX utility is not usually included in the shareware distribution of
  2145. RMS-III because it makes the whole package too big.  Also, it is not of
  2146. interest to all users, and need not takeup the extra disk space.  However,
  2147. if this is of interest in your evaluation of RMS-III, the TSX program is
  2148. available on a trial basis ($5 for handling and shipping).  Please contact
  2149. the Mulberry Software, Inc. for this extra program.
  2150.  
  2151.                                    - 49 -
  2152.  
  2153.  
  2154.                                  APPENDIX H
  2155.  
  2156.  
  2157.                                SPECIAL THANKS
  2158.  
  2159.  
  2160. I would like to mention Alan Simpson, who has no idea who I am.  Mr.
  2161. Simpson has authored a number of excellent books on dBASE and the dBASE
  2162. program language.  His book "Understanding dBASE III", published by
  2163. Sybex, was of great value to me as a novice starting with dBASE III in
  2164. 1985. I continue to refer back to it, and to its follow ups. I recommend
  2165. them to anyone either starting or needing reference material and
  2166. suggestions on commands and programing.
  2167.  
  2168. I must also acknowledge the "Advanced Programmer's Guide, featuring dBASE
  2169. II and dBASE III" by Luis Castro, Jay Hanson, and Tom Rettig, published
  2170. by Ashton-Tate. The opposite of Simpson's early books, this is a detailed
  2171. reference on the workings of dBASE.
  2172.  
  2173. Another reference that I found especially helpful in this project was
  2174. "Command Performance dBASE III" by Douglas Hergert, published by
  2175. Microsoft Press.  This is an encyclopedic presentation of the command
  2176. structure with examples.
  2177.  
  2178.  
  2179. Last but not least, a personal thanks to my wife and family for patience
  2180. during the hours, days, weeks, etc. that I spent tied to the box, working
  2181. on this project through all of its ups and downs.
  2182.  
  2183. --  END OF RMS-MAN.DOC  --
  2184.  
  2185.